Em ambientes extremamente competitivos, a necessidade de se destacar traz às empresas uma mentalidade cada vez mais inovadora. Diante deste cenário, é comum que as organizações tenham diversos projetos ocorrendo paralelamente, cujo intuito é adaptar os processos e produtos às demandas do consumidor, tornando-os mais modernos e eficientes, garantindo competitividade no mercado.
Os projetos, então, se tornam muito mais robustos, já que passam a ser parte das estratégias corporativas e fortes aliados ao atingimento de metas, com grande potencial de fortalecimento da companhia frente aos concorrentes. Para garantir a eficiência das entregas, no que tange prazos, custos e qualidade, é essencial entender a fundo o papel do gestor do projeto, suas principais competências e, em destaque, os desafios que este enfrentará e como poderá superar tais barreiras.
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Qual o papel do gestor de um projeto?
O gestor do projeto tem, então, o papel de fazer com que as entregas sejam feitas dentro do prazo, com a qualidade demandada e sem estourar seu orçamento. Todos estes fatores estão intimamente ligados, como por exemplo, como as reduções de custo podem gerar baixa qualidade, e o não atendimento de prazos pode estourar a verba prevista no projeto. É preciso saber muito bem balancear a gestão destes fatores, buscando um maior alinhamento às expectativas dos stakeholders.
A base de um bom gestor de projetos deve ser apoiada em três competências, principalmente, para que os objetivos sejam cumpridos. São elas: comunicação, liderança e controle.
- É preciso saber se comunicar, para que tanto a equipe do projeto conheça-o na totalidade, quanto para que os interessados saibam os desafios e, dessa forma possam contribuir para enfrentamento dos gargalos.
- Outro ponto importante é garantir uma liderança eficiente, para que se tenha o melhor proveito possível de toda a equipe. É preciso saber engajar e preparar a equipe, já que com a atuação hands-on, estes possivelmente poderão contribuir com soluções práticas e aplicadas à rotina do projeto.
- A última competência que será evidenciada aqui é o controle. De nada adianta que esteja tudo correndo, se for em total desordem, portanto organização é palavra de ordem para gestores de projeto. É preciso controlar pessoas, materiais, custos, prazos, enfim, tudo aquilo que engloba o processo.
Sabemos que no decorrer de rotinas agitadas, fazer o manejo eficiente de todas estas competências se assemelha a um malabarista equilibrando pratos e, assim como este artista, o gestor de projetos deve manter o foco nas tarefas e trabalhar a automotivação, a fim de seguir firme e transparecer tal segurança ao restante da equipe, sendo treinamentos e capacitações essenciais para garantir tamanha firmeza.
Gestão de riscos
Ainda que haja experiência em gestão e as competências anteriormente citadas, os profissionais estão sempre sujeitos a situações desafiadoras, dado o cenário instável em que os projetos geralmente acontecem. Há três áreas do projeto que merecem atenção quanto ao gerenciamento de riscos, prazos, qualidade e custo, já que estes são, também, os principais entregáveis.
Mas, afinal, o que são riscos? Segundo o Guia PMBOK, “é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto”, em outras palavras, risco é a resposta às incertezas de planejamento. Estes riscos podem ser positivos, quando é possível se beneficiar da ocorrência do risco, como uma redução de prazo, ou negativo, como o aumento do valor de determinado material.
A gestão de riscos deve ser realizada desde o planejamento do escopo do projeto, junto aos stakeholders, sendo importante conscientizar a equipe e treiná-la a perceber os riscos do projeto e mitiga-los o quanto antes. É importante que a resposta às ameaças sejam o mais otimizadas possível, lembrando que as soluções devem ser tomadas em comum acordo com as partes interessadas, proporcionais ao risco e adequadas à realidade do projeto.
Uma dica que pode ser bastante útil é reduzir o projeto a vários ciclos menores, estes são conhecidos como Sprints, e tem o objetivo de gerar mais entregas de valor em um curto período de tempo. Por exemplo, ao invés dos marcos de um projeto de duração de um ano serem a cada 3 meses, estes passem a ter pequenas entregas quinzenais. Assim, além de gerar mais valor às partes interessadas em um tempo curto, todos estarão em constante contato com o projeto, melhorando a consciência e permitindo maior adaptabilidade e reação às mudanças.
Importância de conhecer as fontes de recurso
Projetos com viés inovativo são, por natureza, altamente carregados de incertezas e, consequentemente, de riscos, o que leva a uma dificuldade ainda maior em gerenciar os custos. Por vezes, tal impasse pode levar a medidas drásticas, que podem comprometer a qualidade das entregas, por exemplo. Entretanto há um caminho que pode ser a solução para os gestores de projeto.
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É importante conhecer o ecossistema em que estão inseridos, entendendo as formas que o projeto pode ser beneficiado, de forma que não seja necessário despriorizar ou modificar o projeto. Indicamos que o gestor tenha conhecimento do ecossistema de fomento, das diversas iniciativas, públicas e privadas, que podem levar recursos para seus projetos e programas.
A Abgi, enquanto consultoria de recursos para projetos de inovação, está sempre em constante busca destas oportunidades e, por este motivo, tem se tornado cada vez mais parceira das indústrias e dos gestores. Existem diversas fontes de capital, reembolsáveis ou não, que podem ser aliados. Chame nosso time para saber mais!
