Com o objetivo de incentivar investimentos privados em pesquisa, desenvolvimento e inovação tecnológica (PD&I) foi publicada a Lei nº 11.196/2005, também conhecida como Lei do Bem, que em seu terceiro capítulo, concede incentivos fiscais sobre dispêndios com PD&I das empresas situadas no Brasil. Sendo o principal incentivo a exclusão adicional dos dispêndios na base de cálculo do Imposto de Renda para Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição social sobre Lucro Líquido.
Há diversos desafios contábeis e gerenciais que envolvem a utilização dos benefícios da Lei nº 11.196/2005, por outro lado, também existem soluções simples e práticas que diminuem os riscos de indeferimento e questionamentos do uso dos benefícios concedidos pela Lei. Assim, é necessária atenção, principalmente, quanto a exclusão fiscal de dispêndios e recursos humanos incorridos nos projetos de pesquisa e desenvolvimento.
No art. 19 do capítulo III da Lei do Bem, é citado em seus incisos quais serão os benefícios concedidos na exclusão fiscal, sendo eles:
Sem prejuízo do disposto no art. 17 desta Lei, a partir do ano-calendário de 2006, a pessoa jurídica poderá excluir do lucro líquido, na determinação do lucro real e da base de cálculo da CSLL, o valor correspondente a até 60% (sessenta por cento) da soma dos dispêndios realizados no período de apuração com pesquisa tecnológica e desenvolvimento de inovação tecnológica, classificáveis como despesa pela legislação do IRPJ, na forma do inciso I do caput do art. 17 desta Lei. (Vigência) (Regulamento)
- 1º A exclusão de que trata o caput deste artigo poderá chegar a até 80% (oitenta por cento) dos dispêndios em função do número de empregados pesquisadores contratados pela pessoa jurídica, na forma a ser definida em regulamento.
Já os § 2º e 4º do art. 17 e o art.18, também da Lei nº 11.196/2005, apontam que podem ser beneficiados pagamentos a micro e pequenas empresas, além de universidade, instituição de pesquisa ou inventor independente, porém ficam excluídos os valores oriundos de recursos não reembolsáveis por órgãos e entidades do Poder Público. Portanto, é essencial ficar atento a essas regras e normas para mitigar os riscos de uma possível fiscalização no benefício utilizado.
Isto porque, também é citado que as empresas que utilizarem o incentivo e descumprirem com os requisitos nela descritos perderiam o direito aos incentivos ainda não utilizados e o recolhimento do valor correspondente aos tributos não pagos em decorrência dos incentivos já utilizados, acrescidos de juros e multa, de mora ou de ofício.
A legislação trás que os dispêndios beneficiáveis são aqueles classificados como “despesas operacionais” de acordo com a legislação do IRPJ, entretanto não deixa claro como elas seriam evidenciadas contabilmente à Receita ou ao órgão competente pela apuração do benefício.
Em sequência, o decreto nº. 5.798/ 2006 sanou parte dessas dúvidas, como em relação a como essas despesas devem ser contabilizadas e informadas aos órgãos competentes. O decreto prevê que os dispêndios devem ser mantidos em contas contábeis especificas e reportadas por meio eletrônico ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação. Entretanto, ainda é vago se as contas específicas devem ser feitas de forma individual, por projeto, ou seria suficiente um compilado de todos os projetos.
Somente na Instrução Normativa nº 1.187, em 2011 é que a Receita Federal conseguiu estabelecer de forma um pouco mais clara os dispêndios beneficiáveis e sua forma de evidenciar aos órgãos competentes.
Logo nos artigos 3, 4 e 5 há o detalhamento de quais despesas em PD&I podem ser consideradas como despesas operacionais: salários, encargos sociais e trabalhistas com pesquisadores e prestadores de serviço de apoio técnico, com exceção daqueles alocados em serviços auxiliares como limpeza gestão administrativa e financeira. Ainda, também aprofunda nos critérios estabelecidos para as micros e pequenas empresas, universidades, ICTs e pesquisadores independentes, materiais de consumo, bem como permiti o rateio de valores – desde que sejam utilizados critérios uniformes e consistentes ao longo do tempo e registrado de forma detalhada e individualizada.
Após o analisado fica claro que é exigido um controle analítico, específico, individualizado e detalhado dos projetos beneficiados pela Lei nº 11.196/2005. Nesse ponto, percebe-se que a criação de uma conta especifica no plano de contas para cada um dos projetos não é factível para todos visto a complexidade, quantidade de projetos e organização do balanço patrimonial. Com essas considerações é sugerida a utilização de algumas ferramentas gerenciais para que haja controle mais individualizado e detalhado por projeto, deixando somente uma conta especifica no plano de contas destinado para o compilado de todos os projetos, beneficiados ou não.
Essas ferramentas são controles contábeis gerenciais cujo objetivo é manter a rastreabilidade, autenticidade e individualidade dos dispêndios de cada projeto. Dessa forma sendo essenciais para mitigar os riscos de indeferimento e questionamentos sobre as despesas e custos apontadas nelas. São elas: Centro de Custo, Elemento PEP e rateio. Das quais serão detalhadas as suas formas de uso, vantagens e desvantagens para a gestão dos projetos e para as empresas.
Centro de Custo
É a forma mais comum de controle de custos de maneira simples e individualizada, seja seguindo estritamente as regras contábeis ou exclusivamente gerencial.
Ela é utilizada para segregar as despesas dentro da empresa, seja por áreas, produtos ou, no caso, projetos de PD&I sem que haja interferência no plano de contas contábil da companhia. Vale ressaltar aqui que podem, esses centros de custos, estarem diretamente vinculados à conta contábil de PD&I da organização.
O recomendado para que seja atendido as exigências da Instrução Normativa RFB nº 1.187/2011 é que seja feito um centro de custo por projeto. Sendo alocado nele todos os custos vinculados ao projeto – sejam serviços de terceiros, materiais, recursos humanos ou equipamentos. Dessa forma, cria-se um vínculo contábil e gerencial ao projeto, o que torna mais fácil de identificar e individualizar tais despesas e, assim, trazer essas despesas para um cenário conservador de risco – protegidos quanto a possíveis questionamentos e fiscalizações.
Esse formato também agrega ao organizar melhor a estrutura interna da empresa uma vez que permite uma melhor visualização dos custos por projeto e seus retornos esperados que, por sua vez, oportunizará a sua priorização ou “despriorização” com base em números reais e de fácil acesso.
Plano de Estrutura de Projeto
É uma estrutura gerencial que organiza projetos individualmente, separando-os em: cronograma, objetivo, priorização e, o mais importante, recursos e custos. Nele há o detalhamento de todos os custos, horas a serem gastas (seja por pesquisador ou apoio, empresas parceiras), equipamentos e testes a serem utilizados e feitos.
O Elemento PEP é uma ferramenta dentro do SAP bastante utilizada pelas empresas para realizar o acompanhamento de projetos e vem sendo bastante utilizada por clientes da Abgi, especialmente, quanto aos projetos de PD&I, por sua capacidade de prever custos e despesas, além de poderem ser visualizadas ao longo do tempo.
Assim, por contar com uma rastreabilidade, individualidade e autenticidade das despesas incorridos, quando bem utilizada, essa ferramenta atende as demandas constantes na Lei do Bem e elimina maiores riscos quanto aos possíveis indeferimentos e questionamentos.
Rateio
O rateio é a utilização de um único coletor de custo ou plano contábil para todos os projetos, não havendo clara distinção entre as despesas e custos individualizados. Portanto, é necessário sempre avaliar com cuidado o seu uso, pelo seu maior risco e desconformidade com algumas das disposições da Lei do Bem.
Um contraponto é que a própria lei autoriza a utilização do rateio, no entanto, desde que seja mantida a uniformidade ao longo dos anos (padronização), a clareza do rateio e maior detalhamento dos custos nele declarados.
Também recomendamos este artigo: Lei do Bem: Criando bons critérios de rateio
Recursos Humanos
Os coletores de custos são uma ótima opção para o controle de serviços de terceiros, materiais, equipamentos e despesas gerais. Porém, para o controle mais preciso dos pesquisadores e equipe de apoio técnico, recomendamos o uso de aplicações ou planilhas para efetuar um controle de horas trabalhadas por projeto.
Como já citado, nos coletores de custos há diferença nos riscos incorridos entre cada tipo de ferramenta, devido a sua verossimilidade, autenticidade e individualidade.
É recomendado, então, que para todas as formas de apontamento de horas contenham alguns dados que possam indicar, individualmente e com precisão, os colaboradores, as horas trabalhadas e em quais projetos atuaram.
Para facilitar a visualização, abaixo segue um quadro com algumas informações básicas e essenciais para aumentar a confiabilidade dessas informações, seja qual for a ferramenta utilizada para o apontamento das horas.
A principal ferramenta recomendada pela Abgi é um sistema eletrônico, onde cada colaborador possa indicar suas horas trabalhadas nos projetos, de maneira diária e real, seja em projetos enquadráveis ou não. O que possibilitará o controle mais próximo possível da realidade, evitando distorções e possíveis esquecimento de horas trabalhadas.
Tendo isso em consideração, pode-se considerar essa forma a mais conservadora sob a ótica da legislação vigente.
Outra maneira bastante utilizada pelas empresas com o intuito de reduzir custos e trabalho é o apontamento gerencial das horas por meio de planilhas. Essa opção é mais barata, uma vez que a companhia não precisará de um sistema pago exclusivo para as horas em PD&I, bastando indicar somente as horas trabalhadas nos projetos já enquadráveis.
Ocorre que nessa opção o custo embutido é o aumento do risco de incorreções em uma possível fiscalização, pois a designação dessas horas ocorra o fato, estando sujeito a julgamento pessoal e distorção dos fatos. Além de serem levantadas de forma estimada, com base em relatórios, cronogramas de atividades, reuniões e atividades desenvolvidas.
Por último, a maneira mais arriscada novamente é o Rateio. Como explicado para os dispêndios, o risco pode ser mitigado por uma padronização ao longo dos anos e clareza nos cálculos, entretanto, ainda há bastante risco tendo em vista que não se tem um lastro de fato dessas horas, colocando mais dúvidas e questionamentos sobre sua veracidade.
Reclassificação de custos
Por fim, uma prática muito comum entre as empresas que utilizam o incentivo fiscal da Lei do Bem é a reclassificação dessas despesas no plano de contas, após a apuração dos projetos beneficiáveis.
Durante muitos anos foi recomendado que fosse feito dessa forma, para se ter maior precisão e menos confusão contábil. Isso porque os custos de recursos humanos, principalmente os de dedicação parcial, são em sua maioria apontado somente após o final do ano contábil e o levantamento feito para a própria Lei.
Ocorre que essa recomendação não é mais um consenso após várias discussões jurídicas envolvendo o tema, uma vez que a reclassificação abre margem para erros, distorções, e má reclassificação.
Assim, hoje entende-se reclassificação pode trazer um risco devido as possíveis falhas e más condutas. Sendo necessário ter uma atenção redobrada ao reclassificar tais dispêndios.
Tem-se então como recomendação principal é que os dispêndios sejam apurados e classificados de maneira real, fidedigna, rastreável e durante o fator gerador já na conta contábil específica para os projetos de PD&I (sejam eles beneficiáveis ou não). Ficará apenas a cargo dos controles de custos a individualidade e especificidade dos dispêndios para cada projeto.
Dessa forma a Abgi se especializou na elaboração e apuração do benefício fiscal concedido pela exclusão adicional. Acompanhando de perto o processo e garantindo que todas as etapas sejam realizadas de forma correta, identificando possíveis lacunas ou inadequações que possam colocar em risco a obtenção do benefício, sempre focado em minimizá-los e transparência com os clientes.
