É certo que manter a organização e o controle de projetos é fundamental para o sucesso destes, tanto no aspecto financeiro quanto aos prazos, e no alcance dos objetivos desejados. Se tratando de projetos com viés inovativo, essa boa prática se torna indispensável, já que os benefícios da gestão de projetos de inovação são incontáveis. Além de promover uma eficiência maior no decorrer das atividades, tal gestão pode favorecer, e muito, a possibilidade de benefícios fiscais, como na Lei do Bem, por exemplo.
Neste artigo iremos elencar as principais orientações para os projetos inovativos dentro da sua empresa, de forma a facilitar a identificação de oportunidades. O primeiro passo é entender o que é inovação? O conceito é bastante amplo e é extremamente importante para o processo gerencial a ser implantado, e para um entendimento de todos os envolvidos.
Definidos os conceitos para determinação de quais projetos têm caráter inovador, partiremos para a avaliação de cada etapa do ciclo de vida de um projeto. Segundo o Guia PMBOK 7ª ed., o ciclo de um projeto é dividido em 6 fases, que podem ser observadas tanto em projetos com duração longa como também naqueles que são divididos em micro etapas, conhecidas como sprints.
Essas fases são:
A seguir, serão detalhadas as fases com foco nos pontos importantes a serem observados em cada uma.
Viabilidade
Essa fase engloba o levantamento de objetivos e o fechamento do escopo. Nela, a equipe avalia se é possível entregar o resultado pretendido, conforme o business case, a estrutura e posição de mercado da empresa.
- Análise do cenário: É importante, no início de um projeto, avaliar todo o cenário e o contexto no qual se está inserido. É importante verificar como é o processo/ produto no início do estudo, levantar os problemas que precisam ser corrigidos e, através de um benchmarking, verificar se de fato o desenvolvimento deste projeto faz sentido enquanto inovação.
- Alinhamento de equipe: Outro ponto muito importante na fase inicial é o treinamento da equipe. É imprescindível que todos os envolvidos no projeto tenham plena consciência dos objetivos do projeto e da importância deste para a empresa, sendo uma reunião de kick off essencial no engajamento desde esta etapa.
Garantir um bom estudo de viabilidade é importante para que, ao iniciar análises para obtenção de incentivos fiscais, por exemplo, a equipe já tenha entendimento do projeto, podendo defender a inovação desde sua concepção, inclusive em relação ao mercado no qual o projeto está inserido.
Design
Esta etapa de planejamento é essencial para que sejam distribuídos os recursos previstos para cada uma das etapas do projeto, bem como os marcos de principais entregas. É quando são feitas as análises para determinar o design da entrega. Para projetos de inovação é importante:
- Coletor de custo específico: Sempre que possível dentro da estrutura da empresa, é recomendável a determinação de um coletor de custo separado por projeto, onde serão imputados todos os dispêndios que ocorrerem durante a execução. Este processo facilita a classificação e a identificação dos dispêndios que podem ser elegíveis para os benefícios fiscais dentro de cada um dos projetos;
- Lista dos profissionais: Durante o planejamento, deve ser avaliado quais profissionais atuarão em cada uma das frentes bem como o seu nível de dedicação, full time ou part time, e a justificativa de alocação de tais colaboradores. É importante que todos os dados sejam coletados como formação, experiência profissional e atribuições;
- Metodologia: É também importante definir qual a metodologia de execução que será adotada. Além de ser importante para planejar todos os recursos envolvidos, esta definição permite enxergar a necessidade de subcontratação de serviços, por exemplo. A escolha dos parceiros pode ser crucial para o enquadramento de dispêndios.
Construção
A construção é a etapa na qual, de fato, as atividades do projeto irão começar a acontecer. Importante o acompanhamento das atividades, atrelado à garantia da qualidade. É a etapa na qual acontece grande parte dos dispêndios e, portanto, uma das mais importantes quando se trata de avaliação do projeto. Para esta etapa, é importante a avaliação dos seguintes aspectos:
- Dispêndios: O controle dos gastos de cada projeto é essencial, bem como a categorização e detalhamento de cada um deles. O beneficiamento dos dispêndios é diretamente relacionado com a aplicação e necessidade destes na execução das atividades, sendo este o motivo de o detalhamento ser tão importante.
- Apontamento de horas: Além do registro de gastos, o controle das horas demandadas de cada profissional para a execução do projeto deve ser realizado. Isso porque as horas de pesquisa são facilmente classificadas dentro das despesas elegíveis para os incentivos fiscais;
- Riscos e desafios tecnológicos: A inovação naturalmente possui sempre um risco associado à sua execução. Logo, quanto mais inovador é o projeto, maior o seu grau de incerteza e, portanto, maior a probabilidade de falha. A gestão de riscos auxilia na mitigação destes, através do mapeamento prévio e da gestão de informações relacionadas ao problema observado, como forma de impedir futuras “dores de cabeça”;
- Subcontratos: Em projetos que necessitam de subcontratos, existem alguns pontos que podem ser, inclusive, usados para a tomada de decisão na escolha de parceiros, por exemplo. Pensando em benefícios da lei do bem, é preferível selecionar pequenas empresas e universidades à grandes, já que os dispêndios podem ser beneficiáveis ao atuar com empresas menores. Pelo mesmo motivo, é também melhor escolher empresas brasileiras. Para entender mais sobre subcontratos, você pode consultar os Benefício da Lei do Bem para Micro e Pequenas Empresas
Além disso, os contratos devem ser muito bem controlados durante a fase de execução, já que são gastos normalmente beneficiáveis, de fácil controle e possivelmente expressivos. As informações da empresa subcontratada e as atividades executadas por ela devem ser muito bem descritas, especialmente quando se trata de um serviço pontual;
Materiais: Os materiais gastos durante o processo de pesquisa devem ser também bem monitorados, informando, além dos valores, a importância e aplicação deles no projeto e o seu fluxo de utilização. Se um projeto necessita de aplicar determinado solvente para algum teste, por exemplo, é imprescindível relacionar a importância dele para o andamento satisfatório do projeto.
Teste
Os testes são realizados sempre ao final da construção, com intuito de fazer uma revisão final da qualidade, e inspeção de entregas pelas partes interessadas. É o processo de transição entre a operação, a finalização das atividades e a aceitação pelo cliente/demandante.
Implantação
Passado o desenvolvimento do projeto, se bem sucedido, os resultados deste serão colocados em uso, sendo necessárias diversas adaptações ao ambiente produtivo. Importante ressaltar que na implantação, o projeto possivelmente já não terá um alto grau de risco associado, tendo um TRL elevado (você pode entender mais sobre o conceito de TRL clicando aqui).
Encerramento
Ao final do projeto, temos uma etapa na qual é feito o fechamento. A cada encerramento, é necessário que ocorra uma reunião de alinhamento entre todos os envolvidos, para compartilharem o conhecimento, discutir os desafios e os possíveis desdobramentos e continuações deste projeto.
A prestação de contas ao ministério, para lei do bem, é feita anualmente. Projetos plurianuais terão, portanto, uma espécie de encerramento anual, para que os dispêndios daquele ano possam ser submetidos à prestação de contas do ministério. É de extrema importância que sejam, neste momento, registradas as lições aprendidas, de forma que os próximos projetos a serem executados já partam dos princípios e soluções adotadas neste. Além disso, uma boa organização da documentação pode ser importante em casos de auditoria do ministério.
Conclusão
Ainda que os controles estejam, neste artigo, focados em benefícios e incentivos fiscais, as dicas aqui apresentadas certamente geram ganhos em projetos de qualquer natureza.
Projetos de inovação tecnológica possuem características peculiares que os diferem de um projeto comum, devido a um maior risco envolvido e maior esforço necessário da gestão para se chegar ao objetivo. Por isso, sua gestão deve ser customizada de acordo com a empresa e seu contexto de inovação.
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Autora:
Cíntia Souza é Graduada em Engenharia química, Especialista em Gerenciamento de Projetos e em Engenharia de Processos Industriais. Na Abgi, atua na área de gestão de projetos com aplicação de metodologias ágeis. Controle e acompanhamento de cronogramas dos projetos e avaliação de indicadores de desempenho.
