Estratégias para uma gestão eficiente de custos e despesas na execução de projetos de inovação 

Destacamos os desafios comuns enfrentados pelas PMEs na gestão de custos e despesas, e boas práticas para superá-los
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Flávia Paixão

Graduada em Administração pela PUC Minas e Gerenciamento de projetos pelo IETEC. Na ABGi, é responsável pelo desenvolvimento de metodologias e processos com foco em qualidade e eficiência.

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Empresas de pequeno e médio porte frequentemente operam em ambientes competitivos e dinâmicos, e por isso, precisam inovar para permanecer relevantes no mercado. Nesse contexto, a gestão de projetos torna-se uma ferramenta valiosa para impulsionar a inovação e o crescimento.  

No entanto, muitos gestores de projetos enfrentam dificuldades ao lidar com a complexidade dos custos associados a essas iniciativas, o que pode levar a desafios financeiros significativos. Para apoiar as empresas que querem melhorar sua capacidade de gerenciar custos, abordaremos neste artigo: 

  • Desafios comuns na gestão de custos e despesas em PMEs.
  • Boas práticas para implementação imediata.
  • Ferramentas de apoio a uma gestão financeira de projetos mais eficiente.

Lembrando que uma gestão eficiente de custos e despesas não é apenas uma prática contábil, é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer projeto. Realizar uma gestão financeira eficiente é aplicar um conjunto de conhecimentos estratégicos importante para todos os gestores e acessível às empresas de qualquer porte que deseja alcançar seus resultados. 

 

Desafios comuns na gestão de custos e despesas em PMEs 

Há vários desafios envolvendo a gestão de custos e despesas que impactam na sustentabilidade financeira do projeto e do negócio. 

A partir da nossa experiência no apoio de pequenas e médias empresas a acessarem incentivos fiscais e oportunidades de fomento, podemos listar três grandes categorias de desafios mais comum, relacionados à: custos ocultos, falta de visão completa e riscos não mapeados. 

 

Ausência de transparência nas despesas 

A ausência de práticas claras de classificação de custos e despesas conduz a lacunas na transparência financeira, dificultando a identificação de despesas não planejadas. Esses custos ocultos, muitas vezes, passam despercebidos, e impactam negativamente a margem de lucro do projeto.  

 

Falta de visibilidade completa dos custos 

Muitas empresas realizam o controle dos custos e despesas de forma descentralizada, utilizando sistemas e metodologias diferentes para controlar cada tipo de despesa. Esta prática resulta em decisões baseadas em dados incompletos, levando a alocações financeiras inadequadas e a estouros orçamentários. 

 

Falta de visibilidade dos riscos financeiros 

A falta de uma avaliação abrangente dos riscos financeiros pode resultar em surpresas no decorrer do projeto. Por exemplo, a falta de mapeamento dos riscos técnicos do projeto, como atrasos, indisponibilidade de equipe ou materiais, pode prejudicar significativamente o controle de custos do projeto. 

Sua empresa enfrenta algum desses desafios? Assim que identificados os desafios da gestão de custos e despesas dos seus projetos, gostaríamos de oferecer algumas boas práticas que sugerimos aos nossos clientes. 

 

Boas práticas para implementação imediata 

A habilidade de monitorar, controlar e otimizar os recursos financeiros alocados é um diferencial competitivo que pode determinar o êxito ou fracasso de uma iniciativa.  

Leia também o artigo: 11 boas práticas de gestão e controle de projetos de inovação. 

Para alcançar a gestão eficiente de custos e despesas dos projetos de inovação, sugerimos esta rota estratégica de práticas para superar os desafios mais comuns e otimizar os recursos disponíveis. 

1 – Diagnóstico detalhado  

Inicie com um diagnóstico completo, identificando todas as áreas de custos e despesas associadas ao seu projeto. Esse entendimento aprofundado é crucial para entender os pontos de melhoria e conduzir a melhores decisões. 

2 – Orçamento realista e flexível 

Desenvolva um orçamento realista, considerando possíveis variações. A flexibilidade é essencial para lidar com imprevistos sem comprometer a integridade financeira do projeto e evitar surpresas. 

3 – Monitoramento contínuo 

Estabeleça um sistema de monitoramento contínuo para avaliar regularmente o desempenho financeiro do projeto, inclusive com a definição de indicadores específicos do projeto. Isso permite a identificação precoce de desvios e a implementação de correções antes que se tornem problemas significativos. 

4 – Transparência e comunicação 

Promova a transparência na comunicação sobre custos e despesas dentro da equipe de projeto. Isso cria uma cultura de responsabilidade e alinha as expectativas em relação às metas financeiras. 

5 – Ferramentas de controle financeiro 

Adote ferramentas eficazes para o registro e monitoramento constante dos custos e despesas do projeto, possibilitando uma análise em tempo real. 

6 – Revisão regular de orçamento 

Realize revisões periódicas do orçamento, ajustando-o conforme necessário para refletir mudanças nas necessidades do projeto. 

7 – Negociação com fornecedores 

Ao obter melhor visibilidade sobre os custos e despesas, busque oportunidades de negociação com fornecedores e parceiros, visando melhores condições comerciais e redução de custos. 

 

Ferramentas de apoio a uma gestão financeira de projetos mais eficiente 

Estas ações não apenas abordam as dificuldades comuns, mas também estabelecem as bases para uma gestão financeira sólida e bem-sucedida em projetos futuros. 

Ao sugerir e apoiar na implementação dessas estratégias em nossos clientes, a ABGi visa contribuir para uma abordagem financeira mais estratégica nos projetos de inovação, além de ser um meio de maximizar os resultados da Lei do Bem e o uso dos recursos de fomento. 

Por isso, desenvolvemos o ABGi Smart Control, uma plataforma que facilita o dia a dia de quem trabalha na gestão de projetos e na gestão dos incentivos fiscais para inovação.  

O Smart Control possui um módulo específico voltado para o controle dos custos e despesas do projeto, além do módulo de apontamento de horas da equipe. A plataforma pode ser uma importante ferramenta para que as empresas consigam controlar seus projetos de forma completa, com visão de escopo, prazo, além de identificar formas práticas de otimizar os custos dos projetos. Sugerimos que conheça melhor e teste a plataforma. 

Estamos prontos para apoiar as necessidades da sua organização com conhecimento, ferramentas, processos e soluções digitais. Juntos, podemos enfrentar esses desafios e promover uma gestão mais eficiente em seus projetos, impulsionando o sucesso operacional e a sustentabilidade financeira. 

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