Dúvidas com a Prestação de Contas das agências de fomento?

Elencamos cinco dicas de ouro para ajudar sua empresa na hora da prestação de contas
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Franciele Oliveira

Graduada em Ciências Biológicas com ênfase em Biotecnologia pela Unesp. Possui mais de 10 anos de experiência em PD&I e PI. Na Abgi, atua na estratégia de captação de recursos e incentivos fiscais.

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A aprovação de um projeto por uma agência de fomento pode gerar valor e aumentar o diferencial competitivo das empresas, contribuindo para alavancar e acelerar a estratégia de PD&I por meio da realização de projetos que possuem alto risco tecnológico e que exigem elevada quantidade de recursos financeiros para execução. Contudo, caso o plano de trabalho e os dispêndios não sejam executados conforme previsto em contrato, o projeto e o relacionamento com a agência de fomento podem ser prejudicados.

Por isso, separamos cinco boas práticas para orientar as empresas no processo de prestação de contas de projetos apoiados por subvenção econômica, recurso não reembolsável ou grant.

Boas práticas para Prestação de Contas

 

1. Leia atentamente o edital e todos os seus anexos

A leitura atenta do edital e todos os seus anexos permite que a empresa fique a par das condições estabelecidas pela agência de fomento para a execução do projeto. Além de apresentar à proponente as características esperadas para cada proposta (linha temática, limite de recursos, necessidade do estabelecimento de parcerias, TRL, impacto socioambiental, entre outros aspectos), o edital também apresentada as exigências para a execução do projeto, como por exemplo, a necessidade de abertura de conta corrente específica para recebimento dos recursos, as condições relacionadas à propriedade intelectual e a necessidade de comunicação à agência de fomento em casos de alteração societária por parte da proponente. 

Leia também: Finep Mais Inovação lança onze editais de subvenção econômica para empresas e ICTs

2. Envolva todas as áreas de apoio necessárias

Após a leitura do edital e todos os seus anexos, é importante envolver todas as áreas pertinentes desde o processo de submissão. Como exemplo, vale destacar a área de tesouraria, para dar ciência sobre a necessidade de abertura de conta corrente específica, aplicação dos recursos financeiros e reporte dos rendimentos das aplicações financeiras, o jurídico, para prover as certidões necessárias e para conhecimento das condições contratuais, incluindo cláusulas relacionadas à propriedade intelectual, ética e compliance, LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) e responsabilidade ambiental e a área de recursos humanos, para prover informações referentes aos colaboradores que serão envolvidos no projeto.

3. Conheça todas as obrigações presentes no contrato

É imprescindível que o gestor do fomento e/ou gestor do projeto tenham profundo conhecimento sobre as cláusulas contratuais, especialmente aquelas relacionadas às condicionantes para liberação das parcelas; prestação de contas e obrigações da proponente. O conhecimento sobre estas cláusulas evitará eventuais erros de execução do projeto e dispêndios, como realização de atividades não previstas no plano de trabalho ou de despesas não especificadas no orçamento, as quais não poderão ser comprovadas posteriormente.

4. Estruture processos, ferramentas e controles

Caso a empresa não possua processos bem definidos para a prestação de contas, é importante estruturá-los antes do início da execução técnica do projeto para que os controles possam ser realizados desde o primeiro dia do trabalho. Recomenda-se, como exemplos, processos e ferramentas para suportar o apontamento de horas, gestão do cronograma e gestão de documentos para comprovação dos dispêndios. Sugere-se ainda o acompanhamento das metas e indicadores definidos no plano de trabalho, bem como o estabelecimento de indicadores que permitam acompanhar a execução técnica e financeira do projeto.

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5. Solicite alterações no projeto contratado sempre que necessário

De forma geral, é desejável que a empresa execute o projeto exatamente como ele foi aprovado pela agência de fomento, contudo, especialmente para projetos mais longos e de alta complexidade, sabe-se que é difícil isso acontecer. Desde que o objetivo inicial do projeto não seja alterado, comumente, pode-se alterar cronograma, orçamento e até mesmo metas inicialmente estabelecidas. Para realizar estas alterações, é imprescindível solicitar a aprovação da agência de fomento previamente. Esta solicitação pode ser feita por meio de ofício ou formulários específicos, a depender da agência de fomento.

 

Dica extra

Assista o vídeo explicativo que preparamos com todos os itens necessários do processo: 

A Abgi é uma consultoria pioneira na gestão estratégica dos recursos financeiros, processos e ferramentas para inovação e ESG. Conte conosco para apoiá-los no processo de prestação de contas para agências de fomento.

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